기획안 작성하려면 반드시 지켜야 할 필수 2단계

이 글을 읽으시는 분들의 80% 이상은 다음 2가지 경우 중 하나에 속하십니다. 회사에 들어온지 얼마 안되는 신입사원이나 얼마전 부서이동이 있어 새롭게 자리 잡으려는 분들, 업무 상 기획안이란걸 작성해야 하는데 어떻게 시작해야 할지 도통 감을 잡을 수 없는 경우입니다. 또다른 경우는 회사에서 4~5년 이상 경력이 쌓였고 그간 기획안도 여러번 작성해 보았지만, 주로 선배들이 작성해놓은 보고서를 참고하거나 회사에서 기존에 사용하던 틀에 맞춰 기획안을 작성하시던 분들입니다. 아마도 최근 팀장이나 임원이 교체되어 기존과 다른 새로운 형식의 기획안을 요청받은 경우일 겁니다. 

 

간단히 말하자면, 나의 위치가 바뀌었거나 나를 둘어싼 환경이 바뀐 경우가 대부분이실 것으로 예상됩니다. 2가기 경우 중 어떤 것에 해당되더라도 괜찮습니다. 기획안을 작성하기 위해 필수적으로 거쳐야 하는 단계는 동일합니다. 

 

모든 일에 준비가 필요하듯 기획안 작성에도 준비단계가 필요합니다. 앞으로 말씀드릴 2가지 준비단계를 정확히 진행하면 구조가 잘 잡힌 기획안을 효율적으로 작성하실 수 있습니다. 반대로 이 단계를 거치지 않으시면, 내용이 부실하거나 핵심사항이 빠진 반쪽짜리 기획안이 될 가능성이 매우 높아집니다. 

 

 

기획안 작성 준비 1단계 

 

일반적으로 기획안의 구성요소는 배경, 현황, 문제, 원인분석, 과제설정, 해결방안, 향후 추진계획 등으로 이루어집니다. 대부분 이 틀에서 크게 벗어나지 않습니다. 하지만 기획안의 성격이나 보고의 맥락 등에 따라서 일부는 빠져도 무방할 경우가 있고, 각각의 비중이 달라지기도 합니다. 

 

기획안 작성 준비의 1단계에서는 기획안의 성격과 보고의 맥락을 고려하여 전체 기획안을 구성할 항목을 잡아보아야 합니다. 상사의 지시를 받아서 작성하는 기획안의 구성요소와 실무자가 시장에 대한 통찰을 바탕으로 새롭게 제안하는 기획안은 그 구성요소가 다릅니다. 

 

상사가 지시한 기획안의 경우, 간략한 현황분석을 통해 본 기획안이 갖는 의미와 타당성을 확인하고 상세한 과제설정을 하는 것이 중요합니다. 반면, 실무자가 제안하는 기획안은 해당 기획안이 필요한 배경을 충분히 설명하여 공감대를 만들어 내야 하며, 배경과 현황 사이에서 발견한 문제를 설득력 있게 설명하는 것이 포인트입니다.

 

과거에 작성된 기획안이나 인터넷 서치를 통해 다운로드한 자료의 구조를 그대로 따라하는 경우에 구성요소 사이의 비중을 잘못 설정하게 되는 경우가  빈번히 발생합니다. 보고 받는 사람 입장에서는 대번에 알 수 있습니다. 전혀 맥락에 맞지 않기 때문입니다.

 

1단계를 진행하면서 머릿속에 '이 보고를 받는 사람이 궁금해하는 게 무엇일까?'라는 질문을 계속 떠올려야 합니다. 

 

임원이 특정 주제에 대한 기획안을 지시했다면, 그분의 머릿속에는 이미 배경과 현황, 문제인식까지 자리 잡은 상태입니다. 임원이 궁금해하는 부분은 이 문제를 어떻게 과제화해서 조직이 일을 할 수 있도록 만들까입니다.

 

반면 전혀 새로운 주제에 대한 기획안일 경우, 보고받는 사람은 '이게 과연 문제일까?', '어느 정도 심각한 문제일까?'라는 질문을 갖게 됩니다. 우리는 보고받는 사람의 머릿속에 있는 질문에 대한 답을 기획안에 충실히 반영해야 합니다.

 

다만 이 단계에 너무 시간을 쏟을 필요는 없습니다. 본인이 생각하기에 필요한 구성요소를 대략적으로 설정해 놓는 선에서 마무리 짓는 것이 좋습니다. 필요한 구성요소를 순서대로 배치한 후에 각 구성요소에 예상되는 페이지 수를 생각해 보는 선에서 1단계를 마무리하세요.

 

 

기획안 작성 준비 2단계

 

2단계에서는 페이지별 헤드메시지를 작성합니다.

 

이제 여러분 앞에는 작성해야 할 기획안의 대략적인 구성요소가 놓여 있을 것입니다. 아직 파워포인트를 열 단계는 아닙니다. 오히려 워드나 한글 등 문서 프로그램을 여는 것을 추천드립니다. 메모장도 상관없습니다. 여러분이 편하게 느끼는 프로그램을 열면 됩니다.

 

이미 작성해놓은 기획안의 구성요소들 밑으로 페이지마다 들어갈 헤드메시지를 작성합니다. 헤드메시지는 20 ~ 30자 사이로 작성합니다. 간혹 헤드메시지를 너무 길게 넣어서 이게 헤드메시지인지 세부내용인지 분간이 안 되는 경우도 있습니다. 헤드 메시지는 보고받는 사람이 굳이 집중해서 읽지 않아도 한눈에 들어올 만큼 간략하게 작성해야 합니다. 

 

헤드메시지를 작성하다 보면 본인이 이 기획안을 통해 이야기하고 싶은 스토리라인이 만들어지기 시작합니다. 재미있는 드라마는 인물의 캐릭터가 명확하고 사건을 통해 캐릭터 간에 관계가 형성되고 이야기가 만들어집니다. 여러분의 기획안도 재미있는 드라마와 같아야 합니다. 

 

여러분의 기획안에서 주인공은 과제고, 조연은 배경과 현황입니다. 사건은 회사가 당면한 문제들이지요. 여러분이 설정한 과제(주인공)가 배경과 현황(조연)과 어떤 관계를 맺고 있는지 명확하게 보여줘야 합니다. 그리고 이 과제(주인공)를 통해 문제(사건)를 해결해나갈 과정이 보고 받는 사람의 흥미를 끌어내야 합니다. 

 

여러분은 어떤 드라마에 흥미를 느끼나요? 사건이 심각할수록 사람들은 흥미를 느낍니다. 반대로 아무런 사건 없이 일상이 펼쳐지는 드라마는 심심하고 지루하죠. 여러분의 기획안에서도 문제의 중요성과 심각성이 확실하게 부각되어야 합니다. 그리고 여러분이 설정한 과제를 해결하고 문제가 해결된 상태(결말)를 생생하게 보여줄 수 있어야 합니다.

 

마치 드라마 작가가 된 것 처럼 문서 프로그램에 헤드메시지를 순차적으로 작성해보세요. 하나의 헤드메시지를 작성한 후에 엔터를 2~3번 내려서 사이를 분명히 띄워주세요. 여러분이 작성한 헤드메시지를 읽으며 흥분이 느껴진다면 이제 여러분은 기획안을 작성할 준비가 된 것입니다.

 

 

이제 파워포인트를 열고 기획안 작성을 시작하십시오. 건투를 빕니다.