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여러분은 To Do List를 작성하고 계신가요? To Do List는 매일매일 해야 할 일을 담아놓고 확인하는 리스트입니다. 바쁜 일상 속에 나의 생산성을 지켜주는 기장 기본적인 도구입니다.
그런데 많은 분들이 To Do List 작성에 실패합니다. 이유는 간단합니다. 작성해도 변화가 없기 때문입니다.
To Do List의 작성 방법은 간단합니다. 해야 할 일을 순차적으로 적기만 하면 됩니다. 스마트폰으로 간편하게 입력하는 어플로 수도 없이 개발되어 자신에게 적당한 것을 찾기만 하면 됩니다.
관리 방식도 단순합니다. 할 일이 생기면 내용을 쓴다. 완료되면 지운다. 기한을 정하기, 소요 시간을 예측, 실제 업무를 진행할 장소 기입 등 부가적인 요소도 있지만, 아주 단순하게 본다면 쓰고, 지운다, 이렇게 2가지 행동으로 이루어진 것이 바로 To Do List입니다.
To Do List는 분명 효과가 있는 Tool입니다. 많은 분들이 사용하고 계시고, 업무를 효율적으로 처리하고 계십니다. To Do List를 효과적으로 사용하시는 분들이 다른 분들에 비해 특별한 노하우라도 가지고 계신 걸까요? 아닙니다. 할 일을 쓰고, 완료하면 지운다. To Do List를 효과적으로 사용하시는 분들도 이 간단한 2가지 행동만으로 To Do List를 성공적으로 사용하고 계십니다.
그렇다면 왜 어떤 분들은 To Do List를 효과적으로 사용하고, 또 어떤 분들은 그렇지 못할까요? 이 부분에 대해 명쾌한 답을 얻지 못하시기 때문에 많은 분들이 To Do List를 얼마간 사용하시다가 중도에 포기하고 맙니다. 저 역시 그랬습니다.
왜 To Do List가 효과가 없을까요?
To Do List의 사용에 실패하는 데는 일정한 루틴이 있습니다. 먼저 업무량이 늘어나는 것에 위기감을 느낍니다. 해야 할 일을 자꾸 까먹기도 합니다. 더 이상 상황을 방치하다가는 큰일이 날 것 같습니다. To Do List를 작성하기로 마음을 먹습니다. To Do List 작성을 시작하니 마음이 한결 개운해집니다. 해야 할 일이 눈앞에 보이니 정신도 맑아진 것 같습니다. 완료된 업무를 하나씩 지워가는 재미도 있습니다. 문제는 3일 후부터 발생합니다. To Do List에 너무 많은 업무가 쌓여 있습니다. 그저께 적어 놓은 업무, 어제 적어 넣은 업무, 오늘 또 새롭게 적어 넣는 업무... 이 와중에 팀장님이 또 급하다면서 새로운 업무지시를 합니다. 너무 급해서 To Do List에 적어 넣을 시간도 없이 바로 업무에 돌입합니다. 그리고 To Do List는 수많은 할 일을 담아놓은 상태로 점차 기억에서 잊혀 갑니다.
위 와 같은 이야기가 낯설지 않다면 너무 걱정하실 필요 없습니다. 대부분의 분들이 같은 경험을 하고 계십니다. 사실 아주 생산성이 높아 보이는 분들도 정도의 차이는 있겠지만 위와 같은 경험을 하곤 합니다. 단지 다른 사람이 보기에 티가 나지 않을 뿐이죠.
To Do List를 효과적으로 사용할 수 있는 방법이 있나요?
To Do List를 효과적으로 사용하는 분들은 분명 있습니다. 어떤 점에서 차이가 있을까요? To Do List를 효과적으로 사용하지 못하는 저희와 같은 대부분의 사람들은 도대체 무엇을 잘못하고 있는 걸까요? 원인은 단 한가지의 오해에 있습니다.
여러분은 To Do List를 왜 사용하시나요? 많은 분들이 이 질문을 받으면 '해야 할 일을 잊지 않기 위해서요'라고 답합니다. To Do List를 효과적으로 사용하지 못하는 이유가 바로 여기에 있습니다.
To Do List가 성공하기 위한 단 한가지 조건
여러분 명심하세요. To Do List는 해야 할 일을 잊지 않기 위해서 쓰는게 아닙니다. 물론 해야 할 일을 잊지 않는 것은 중요합니다. 이런 용도의 List도 분명 있어야 합니다. 하지만 To Do List는 이와는 다른 목적이 있습니다.
To Do List는 여러분께 주어진 어떤 일을 반드시 끝내겠다는 다짐을 하기 위해 쓰는 겁니다. 잊지 않기 위해서가 아닙니다. 하루라는 제한된 시간 동안 반드시 끝마치고 말겠다는 분명한 다짐을 세우기 위해 쓰는 것이 To Do List입니다.
To Do List에 주요 부속 항목들인, 기한, 소요시간, 업무장소 등은 내가 그 업무를 반드시 끝내겠다는 다짐을 분명하게 하기 위해 사용하는 도구입니다. 내가 업무를 시작하고 완료하는 모습을 상상하며, 다짐을 확실히 하기 위함입니다.
여러분이 하루 안에 반드시 끝낸다는 다짐을 한다면 To Do List에 많은 내용이 들어갈 수 없습니다. 많아야 3가지 정도가 한계입니다. 그 이상의 업무가 List에 들어가면 그것은 꼭 오늘 끝내진 않아도 괜찮다는 여지를 스스로에게 주는 꼴입니다.
여러분이 하루 안에 반드시 끝낸다는 다짐을 한다면 To Do List에 들어가는 내용은 아주 명확할 수밖에 없습니다. '시장 현황 검토하기' 등과 같은 모호한 업무는 완료 여부를 판단할 수 없습니다. 반드시 To Do List를 비우겠다는 다짐을 가진 사람은 업무를 명확하게 정의합니다. 'OOO 키워드로 포털 사이트 검색하여, 20개 기사 스크랩하기'처럼 스스로 완료 여부를 명확히 판단할 수 있게 업무를 정의합니다.
여러분이 하루 안에 반드시 끝낸다는 다짐을 한다면 To Do List에 들어가는 각 항목에 필요한 예상 소요시간을 미리 정합니다. 하루 일과가 8시간이라면 예기치 못한 상황이 발생할 것을 대비하여 30% 정도의 여유시간을 확보합니다. 왜냐하면 To Do List에 있는 항목은 '반드시' 끝내야 하기 때문입니다.
To Do List를 사용하며 주의할 점
많은 분들이 이렇게 이야기 합니다. '내가 해야 할 일은 하루 수십 가지인데 3개는 너무 적습니다.' 맞습니다. 우리는 하루에 수십 가지의 일을 합니다. 3가지는 택도 없지요. 이 3가지는 나의 생산성을 좌우할 핵심업무들입니다. 세상이 두 쪽이 나더라도 반드시 끝내야 할 일입니다. 사실 이 기준으로 본다면 하루 3가지도 많습니다.
그렇다면 3가지를 제외한 많은 '할 일'들은 어떻게 관리하나요? 그 일들은 해야 할 일이 생각날 때마다 적어놓을 리스트를 따로 만들어 관리합니다. To Do List를 완전히 비울 때까지 이 리스트는 신경쓰지 마세요. 그래도 됩니다. 간혹 시급한 항목이 있을 수도 있습니다. 하지만 To Do List를 비우지 못했다면 그 외 일들은 지연시키기를 추천합니다. 여러분에게 가장 중요한 것은 To Do List를 반드시 끝내야 한다는 여러분의 다짐을 유지하고 보호하는 일입니다. 이 마음이 깨지면 To Do List는 또다시 쓸모없는 리스트로 전락하고 맙니다. 여러분의 다짐을 전쟁에 임하는 마음으로 지키세요. 절대 물러서지 마세요. 그 외 일들은 To Do List를 완전히 비운 다음에 진행하면 됩니다. 그래도 괜찮습니다.
To Do List를 매일매일 반드시 비우겠다는 다짐을 깨뜨리지 않는다면, 여러분의 생산성은 함박눈이 쌓이듯 매일매일 커져갈 겁니다. 중요한 일을 결국 끝내고야 마는 여러분은 믿음직한 동료, 일을 맡기고 싶은 파트너가 되어 있을 겁니다.